Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden en Privacyverklaring

Existentiële Welzijnszorg vzw (Existo)

Deze algemene voorwaarden bepalen de manier waarop Existentiële Welzijnszorg vzw, handelend onder de naam Existo (hierna: Existo), haar diensten aanbiedt en uitvoert. Existo is een Belgische vereniging zonder winstoogmerk (vzw) met maatschappelijke zetel te Eksterstraat 6, 2440 Geel, België (KBO/BTW BE 0897.330.172, RPR Antwerpen, afdeling Turnhout), en werkelijke zetel te Boterpotlaan 30, 2910 Essen (provincie Antwerpen), België.

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen, hebben deze voorwaarden voorrang op eventuele voorwaarden van de klant. Ze zijn van toepassing op alle aanbiedingen, pakketten, trajecten, programma’s, intensives en retreats, en op alle overeenkomsten tussen Existo en haar klanten.

Inhoud

Artikel 1: Definities en toepasselijkheid

1.1 Definities

Aanbod: elke offerte, aanbieding of prijsopgave van Existo, schriftelijk of per e-mail.

Dienst: de dienstverlening die Existo aanbiedt en die de klant afneemt, waaronder relationele counseling en levenskeuze-coaching (face-to-face of online). De diensten zijn niet te beschouwen als medische, psychologische of psychotherapeutische behandelingen.

Klant: de natuurlijke persoon (consument) of rechtspersoon die een overeenkomst met Existo aangaat en deze voorwaarden aanvaardt.

Overeenkomst: de rechtsverhouding tussen de klant en Existo inzake afname van diensten.

Counseling: kortdurende, doelgerichte consultatiegesprekken gericht op inzicht, communicatie en besluitvorming (individueel of als koppel). Er worden geen diagnoses gesteld en geen stoornissen behandeld.

Coaching: begeleidingsdiensten gericht op levenskeuzes, persoonlijke ontwikkeling en het versterken van relationele vaardigheden. Existo treedt niet op als zorgverlener.

Sessie: een geplande coaching-, counseling- of intakesessie, al dan niet als onderdeel van een pakket of intensive, met een duurtijd volgens afspraak.

Pakket: het aantal overeengekomen sessies dat Existo aan de klant levert, zoals gespecificeerd in het aanbod of de overeenkomst (online en of op locatie).

Intensive: een door Existo georganiseerde meerdaagse activiteit (bijvoorbeeld workshop, retreat, training of evenement), individueel, als koppel of uitzonderlijk in groep, online of op een door Existo aangewezen locatie.

1.2 Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle huidige en toekomstige aanbiedingen en overeenkomsten met betrekking tot de diensten van Existo. Door het aanbod te aanvaarden of door een dienst te boeken verklaart de klant de voorwaarden gelezen en aanvaard te hebben. Algemene (aankoop)voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.3 Internationale dienstverlening

1.3.1 Sessies buiten België

Existo is een Belgische vzw. Indien een sessie of onderdeel van een pakket of intensive plaatsvindt buiten België, blijven deze voorwaarden en de overeengekomen rechtskeuze gelden, behoudens dwingende lokale wetgeving.

1.3.2 Begeleiding bij een partnerorganisatie en scheiding met verblijf en catering

Begeleiding door Existo bij een partnerorganisatie in het buitenland staat los van verblijf en catering. Accommodatie wordt door de lokale host rechtstreeks aan de deelnemer gefactureerd. Existo factureert geen verblijf of catering, biedt geen bundelprijs en faciliteert geen gekoppelde boekingen. Er is geen gezags- of ondergeschiktheidsverband tussen de host en de begeleiders van Existo. Begeleiders van Existo zijn vrijwilligers. Onkosten van vrijwilligers worden uitsluitend terugbetaald op basis van werkelijke, gedocumenteerde uitgaven.

1.3.3 Titels, zorgkader en noodsituaties

Existo en haar begeleiders gebruiken geen beschermde zorgtitels (zoals psycholoog, psychiater of psychotherapeut) en leveren geen psychotherapie of gezondheidszorg. Wij werken in een niet-medisch coaching- en counselingkader en verwijzen waar nodig door naar bevoegde zorgprofessionals.

Voor noodsituaties of psychische crisis: bel 112 of neem contact op met een hulplijn (BE: 1813; NL: 113 of 0800-0113; FR: 3114; DE: 0800-1110-111 of 0800-1110-222; UK: 116 123; US en CA: 988) of raadpleeg een arts, psycholoog of psychiater.

1.4 Online sessies

Online sessies worden in de regel uitgevoerd vanuit België. Voor zover wettelijk toegestaan is Belgisch recht van toepassing. Indien uitzonderlijk vanuit een ander land gewerkt wordt, blijft deze rechtskeuze gelden, behoudens dwingend recht. De klant zorgt voor adequate internetverbinding en apparatuur. Toegangslinks en inhoud zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld zonder toestemming.

Terug naar boven

Artikel 2: Aanbod en aanvaarding

2.1 Aanbod

Existo doet haar aanbod steeds schriftelijk (waaronder per e-mail of via de website). Offertes vermelden de voorgestelde dienstverlening, tarieven en eventuele bijzondere voorwaarden. Existo kan tarieven of voorwaarden van een niet-aanvaard aanbod wijzigen na voorafgaande kennisgeving.

2.2 Aanvaarding

Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant het aanbod uitdrukkelijk aanvaardt (ondertekening, e-mailbevestiging of start van pakket, sessie of intensive). Door aanvaarding verklaart de klant zich akkoord met deze voorwaarden.

2.3 Herroepingsrecht consument

Bij diensten op afstand beschikt de consument over een wettelijke bedenktijd conform toepasselijk recht. Indien de consument verzoekt om uitvoering binnen de bedenktijd, erkent hij dat het herroepingsrecht vervalt zodra de dienst volledig is geleverd en dat bij gedeeltelijke levering een evenredige vergoeding verschuldigd kan zijn volgens de standaardtarieven, zonder nog rekening te houden met toegekende kortingen. Voor diensten met vaste datum of periode (bijvoorbeeld een intensive met vaste data) kan geen herroepingsrecht gelden.

Terug naar boven

Artikel 3: Uitvoering

3.1 Intake

Voor de start van een pakket kan een intake plaatsvinden. Kiest de klant na intake voor start, dan is betaling verschuldigd conform de offerte, ook als de klant later beslist te stoppen (zie annulering en verplaatsing).

3.1bis Intakeprocedure en vragenlijsten

  1. Voorafgaande betaling en voorwaarde tot start
    Na voorafgaande betaling van de eerste sessie of het pakket (waaronder een intakepakket) ontvangt de klant één of meer vragenlijsten. Het volledig en waarheidsgetrouw invullen en terugbezorgen van deze vragenlijsten is een opschortende voorwaarde voor het laten doorgaan van de eerste intakesessie of de eerste sessie.
  2. Verplichte informatie
    De klant verstrekt alle gevraagde gegevens volledig, waaronder minimaal: identificatiegegevens, relevante voorgeschiedenis, huidige hulpvraag en doelstellingen, veiligheids- of risicofactoren, contactgegevens van de huisarts en of behandelend psychiater en, waar passend, een noodcontact. De klant staat in voor de juistheid en meldt latere wijzigingen onverwijld.
  3. Gevolgen van niet of onvolledige aanlevering
    Indien vragenlijsten niet tijdig zijn ontvangen, antwoorden onvolledig of inconsistent zijn, of essentiële gegevens ontbreken, mag Existo: (a) de sessie of start uitstellen en dit behandelen als een verplaatsing volgens de toepasselijke regeling, of (b) annuleren en dit behandelen als een annulering door de klant met toepassing van de annuleringsvergoedingen.
  4. Huisarts, psychiater en noodcontact
    Deze gegevens worden in principe enkel gebruikt met uw voorafgaande toestemming. In levensbedreigende situaties of bij acuut ernstig gevaar mag Existo, in lijn met de wet en het proportionaliteitsbeginsel, noodzakelijke stappen zetten in het belang van veiligheid.

3.2 Uitvoering en locatie

Existo voert de overeenkomst uit na schriftelijke bevestiging en ontvangst van de verschuldigde bedragen. Locatie en tijdstippen worden in overleg bepaald en kunnen, indien noodzakelijk, door Existo worden aangepast zolang de kernprestatie behouden blijft.

3.3 Inspanningsverbintenis

Existo levert een inspanningsverbintenis en geen resultaatverbintenis. Resultaten hangen mede af van inzet van de klant. De klant verstrekt tijdig juiste en volledige informatie. Existo is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van de klant.

3.4 Geen gezondheidszorg, geen juridische dienstverlening

Existo verricht geen medische of psychologische diagnose of behandeling en biedt geen juridische diensten of vertegenwoordiging. Bij crisissituaties dient de klant onmiddellijk professionele hulp in te roepen (zie artikel 1.3.3). Existo kan een traject staken en doorverwijzen indien de vraag de grenzen van coaching of counseling overschrijdt.

3.5 Annulering en verplaatsing door de klant

3.5.1 Sessies

Annulering: bij annulering door de klant is 100 procent van het tarief verschuldigd.

Verplaatsing: éénmalig kosteloos mogelijk mits vooraf en schriftelijk aangevraagd. Nadien gelden: minder dan 4 dagen vooraf: 25 procent; op dezelfde dag: 50 procent; no-show: 100 procent (verplaatsen niet mogelijk).

Regels: de nieuwe datum valt binnen 2 maanden na de oorspronkelijke datum; maximaal 1 verplaatsing toegestaan; bijkomende wijzigingen gelden als annulering. Externe kosten (locatie, voorbereiding, verplaatsingskosten) kunnen aanvullend worden aangerekend. Wijzigingen moeten per e-mail, sms of WhatsApp worden bevestigd. Sociale-media berichten worden niet aanvaard.

3.5.2 Intensives (meerdaags, exclusief gereserveerde data)

Annulering: 100 procent van het tarief verschuldigd.

Verplaatsing: éénmalig toegestaan op schriftelijk verzoek. Bij verplaatsing minder dan 2 weken vóór de oorspronkelijke startdatum kan Existo 20 procent van het tarief aanrekenen als herboekingskost. Minder dan 1 week vooraf: 25 procent; minder dan 36 uur vooraf: 50 procent; de dag zelf of no-show: 100 procent (verplaatsen niet mogelijk). Eénmaal het duurdere percentage aangevat, blijft dit gelden voor de daaropvolgende wijzigingen binnen één overeengekomen intensive.

De hoogste toepasselijke vergoeding geldt; vergoedingen worden niet gecumuleerd. De nieuwe datum valt binnen 2 maanden na de oorspronkelijke datum; maximaal 1 verplaatsing.

3.6 Overmacht

Bij overmacht of onvoorziene omstandigheden (waaronder ziekte, storingen, reisbeperkingen) kan Existo sessies en intensives verplaatsen, onderbreken of, indien noodzakelijk, annuleren. Reeds betaalde bedragen voor niet-geleverde prestaties worden naar rato terugbetaald. Verdergaande schadevergoeding is niet verschuldigd.

Terug naar boven

Artikel 4: Tarieven en betaling

4.0 Voorafbetaling

Alle diensten van Existo zijn voorafbetalend. De volledige betaling van de betrokken sessie, het pakket of de intensive moet ontvangen zijn vóór de aanvang. Bij uitblijven van tijdige voorafbetaling behoudt Existo zich het recht voor de geplande afspraak te annuleren; dit wordt gelijkgesteld met een annulering door de klant onder artikel 3.5.

4.1 Tarieven en btw

Tarieven worden in de offerte of op de website vermeld. Existo past de vrijstelling voor kleine ondernemingen toe; er wordt geen btw aangerekend zolang aan de voorwaarden voldaan is. De medische en gezondheidszorgvrijstelling is niet van toepassing omdat Existo geen gezondheidszorg levert. Indien btw verschuldigd wordt, staat dit uitdrukkelijk op de offerte of factuur.

4.2 Wijziging tarieven

Existo kan tarieven periodiek aanpassen en communiceert wijzigingen voor toekomstige diensten tijdig. Voor reeds bevestigde opdrachten gelden de afgesproken tarieven, tenzij anders overeengekomen.

4.3 Betalingstermijn

Facturen zijn betaalbaar binnen 8 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.4 Laattijdige betaling en invordering

Bij niet-tijdige betaling is de klant van rechtswege in verzuim. Existo kan nalatigheidsinteresten en redelijke invorderingskosten aanrekenen en de dienstverlening opschorten of beëindigen. Als forfaitaire invorderingskost kan 100,00 euro per onbetaalde factuur worden aangerekend en, na ingebrekestelling, 10 procent schadebeding op het openstaand saldo (minimum 50 euro, maximum 2.000 euro), onverminderd het recht om hogere werkelijke kosten te vorderen.

4.5 Reis- en verblijfskosten

Reis-, verblijf- en locatiekosten zijn niet inbegrepen, tenzij anders vermeld. Sessies en intensives buiten de reguliere praktijklocaties kunnen extra kosten meebrengen die vooraf worden meegedeeld of op de factuur worden gespecificeerd.

Terug naar boven

Artikel 5: Duur en beëindiging

5.1 Duur

De duurtijd van een pakket of intensive is zoals vermeld in de offerte of programmainfo.

5.2 Voortijdige beëindiging door klant

Pakketten of intensives kunnen in principe niet voortijdig worden stopgezet. Tussentijds stoppen geeft geen recht op restitutie; de volledige betaling blijft verworven, onverminderd artikel 3.5.

5.3 Beëindiging door Existo

5.3.1 Gronden

Existo kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang beëindigen bij: (a) materiële wanprestatie door de klant (waaronder niet-betaling, herhaald laattijdig annuleren, niet naleven huisregels); (b) grensoverschrijdend, onveilig of intimiderend gedrag; (c) professionele of ethische tegenindicatie of belangenconflict (waaronder Limited Secrets Policy, contraindicaties voor relatiewerk, onjuiste of onvolledige informatie, weigering van noodzakelijke individuele sessies); (d) redelijke veiligheidszorgen; (e) fraude of misbruik; (f) overmacht of operationele redenen die uitvoering onmogelijk maken.

5.3.2 Financiële afwikkeling: herberekening aan standaardtarief

Voor zover wettelijk toegestaan worden bij beëindiging door Existo alle reeds geleverde prestaties herberekend aan het op dat moment geldende standaardtarief per afzonderlijke sessie of dagdeel, zonder pakketkortingen. Kortingen en pakketvoordelen vervallen.

Pakketten: reeds opgenomen sessies (inclusief intake, voorbereidend werk en eventueel door Existo geleverde individuele sessies in plaats van koppel-sessies) worden gewaardeerd aan het standaardtarief per sessie. Enkel het resterende saldo van het reeds betaalde bedrag na aftrek van deze herberekende waarde wordt terugbetaald. Indien de herberekende waarde het reeds betaalde bedrag overschrijdt, is het verschil onmiddellijk verschuldigd.

Intensives: reeds geleverde sessies, dagdelen en voorbereidingen worden gewaardeerd aan het standaard dag- of sessietarief. Niet-recupereerbare externe kosten blijven verschuldigd. Enkel het resterende saldo na aftrek van de herberekende waarde wordt terugbetaald; is de herberekende waarde hoger, dan is het verschil onmiddellijk verschuldigd.

Waar zowel herberekening als annuleringsvergoedingen van toepassing zijn geldt de hoogste toepasselijke vergoeding; vergoedingen worden niet gecumuleerd.

5.3.3 Gevolgen

Beëindiging doet alle toekomstige afspraken automatisch vervallen. Rechten en plichten die naar hun aard blijven gelden (waaronder vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, intellectuele eigendom en betalingsverplichtingen) blijven van kracht.

5.3.4 Hervatting

Een eventuele latere hervatting gebeurt uitsluitend in onderling overleg en onder de dan geldende voorwaarden en tarieven. Existo is daartoe niet verplicht.

Terug naar boven

Artikel 6: Vertrouwelijkheid, veiligheid en gegevensbescherming

6.1 Contractuele vertrouwelijkheid

Existo behandelt informatie die in het kader van de begeleiding wordt gedeeld in beginsel vertrouwelijk. Existo en haar begeleiders vallen echter niet onder het medisch of strafrechtelijk beroepsgeheim gezien zij geen psychotherapie verstrekken. De vertrouwelijkheid is contractueel en wordt gewaarborgd binnen de grenzen van de wet en van de bepalingen in dit artikel en in de privacyverklaring hieronder.

6.2 Minimale notities

Existo werkt met minimale, functionele notities, uitsluitend voor opvolging, kwaliteitsbewaking, planning en administratie. Voor bewaartermijnen, beveiliging en uw rechten: zie de privacyverklaring onderaan.

6.3 Opnames (audio en video)

Sessies worden uitsluitend opgenomen wanneer de klant daar voorafgaand en expliciet mee instemt. Dit gebeurt per sessie online. Opnames zijn niet verplicht, maar sterk aan te raden om de begeleiders in staat te stellen om de case te kunnen reviewen en aangepastere begeleiding te kunnen bieden.

Opnames kunnen niet alleen worden gebruikt voor zelfreflectie en kwaliteitsbewaking door de begeleiders maar ook, waar passend, in een vertrouwelijke setting van supervisie of intervisie met professionals die gebonden zijn aan discretie. Bewaring, wissen en uitzonderingen bij geschillen: zie de privacyverklaring.

6.4 Huiswerk, voorbereiding en voortgang van sessies

    Wij kunnen huiswerk of voorbereidende opdrachten meegeven omdat dit essentieel kan zijn voor de kwaliteit, veiligheid en efficiëntie van het traject. Indien een cliënt het afgesproken huiswerk niet of slechts gedeeltelijk heeft uitgevoerd en wij oordelen dat de sessie daardoor niet zinvol of niet verantwoord kan plaatsvinden, behouden wij ons het recht voor om de sessie te verplaatsen of te annuleren conform artikel 3.5.

    Waar mogelijk zullen wij eerst een redelijk alternatief voorstellen (bijvoorbeeld het herplannen van de sessie, of een korte afstemmingssessie uitsluitend gericht op planning en voorwaarden). Indien herplanning of annulering nodig is, gelden de annulerings- en verplaatsingsregels zoals opgenomen in artikel 3.5.

    6.5 Veiligheid, crisissituaties en ethische meldingen (zelfdoding, zelfbeschadiging, geweld)

    1. Geen crisisdienst en geen gezondheidszorg
      Existo levert coaching en counseling in een niet-medisch kader. Wij zijn geen artsen, geen psychotherapeuten en geen crisisdienst. Wij bieden geen 24 uur op 24 bereikbaarheid of acute zorg. Bij (dreigend) zelfdodingsgevaar, zelfbeschadiging, geweld of andere acute crisis is het de verantwoordelijkheid van de klant om onmiddellijk gespecialiseerde hulp in te schakelen (112 en of de nationale hulplijnen in artikel 1.3.3) en zo nodig een arts, psycholoog of psychiater te contacteren.
    2. Onze rol bij verhoogd risico
      Wanneer wij signalen opvangen van een verhoogd risico op zelfdoding, zelfbeschadiging of schade aan anderen, kunnen wij de begeleiding pauzeren of beëindigen wanneer de situatie de grenzen van coaching of counseling overschrijdt, aandringen op gespecialiseerde hulp, een veiligheidsplan vragen, en waar redelijk samenwerken met bevoegde professionals binnen de grenzen van toestemming en wet.
    3. Huisarts, psychiater, noodcontact en partner
      De klant verstrekt bij intake de contactgegevens van de huisarts en of behandelend psychiater en, waar passend, een noodcontact. In principe gebruiken wij deze gegevens buiten het noodcontact enkel met voorafgaande toestemming. Indien de klant geen toestemming geeft om een arts, psychiater, hulpdienst te contacteren, behoudt Existo zich het recht voor om, binnen de grenzen van noodzakelijkheid en proportionaliteit, het noodcontact en of de partner die deelneemt aan de couples counseling te informeren wanneer dit redelijkerwijs nodig is om chronisch gevaar te beperken.
      In levensbedreigende situaties of bij acuut ernstig gevaar kan Existo, in lijn met de wet en het proportionaliteitsbeginsel, zonder voorafgaande toestemming van client noch partner of het noodcontact rechtstreeks contact opnemen met hulpdiensten en of politie, de opgegeven huisarts of psychiater, uitsluitend met de minimaal noodzakelijke informatie.
    4. Doorbreking van vertrouwelijkheid
      Indien wij redelijkerwijs menen dat er een acuut en ernstig risico bestaat op zelfdoding, ernstige zelfbeschadiging of ernstige schade aan derden, kan Existo de vertrouwelijkheid doorbreken voor zover dit noodzakelijk is om gevaar te beperken. Wij beperken elke mededeling tot wat strikt nodig is.
    5. Waarschuwing van derden
      Indien er een concrete en identificeerbare persoon of groep personen een redelijkerwijs voorzienbaar risico loopt, kan Existo, waar wettelijk toegestaan of verplicht, passende stappen zetten om dit risico te verminderen, inclusief het informeren van bevoegde autoriteiten en of het waarschuwen van de mogelijk bedreigde persoon, telkens met minimale noodzakelijke gegevens.
    6. Geen garantie
      Existo kan niet garanderen dat alle risico’s tijdig worden herkend of dat schade wordt voorkomen.
    7. Grond voor beëindiging
      Een acuut veiligheidsrisico, het weigeren van noodzakelijke crisiszorg, of het aanhoudend creëren van onveiligheid kan een grond zijn voor onmiddellijke opschorting of beëindiging van de overeenkomst conform artikel 5.3.

    6.6 Limited Secrets Policy (individuele sessies binnen een koppeltraject)

    Binnen relatie- en koppeltrajecten kunnen één of beide partners individuele sessies hebben.

    Uitgangspunt: wij mogen in gezamenlijke sessies verwijzen naar alles wat in individuele sessies wordt ingebracht, tenzij u tijdens de individuele sessie uitdrukkelijk aangeeft dat een bepaald onderdeel vertrouwelijk moet blijven ten opzichte van uw partner.

    Voor een beperkt aantal grote relationeel-relevante geheimen geldt een strikt tijdelijk regime. Dit gaat onder meer om: een lopende of recente affaire, ernstige verborgen schulden of fraude, verzwegen terugval in een verslaving, ernstige gezondheidsrisico’s zoals een niet-gemelde STI, verzwegen kinderen of vergelijkbare informatie.

    Alleen dit type grote geheimen valt onder de Limited Secrets Policy:

    • wij zetten geen langdurig koppelherstelwerk voort terwijl zo’n geheim actief en onbesproken blijft;
    • de betrokken partner krijgt in principe enkele weken tot maximaal ongeveer één maand om, met onze steun, een passende onthulling voor te bereiden en dit in een gezamenlijke sessie in te brengen;
    • indien na deze termijn geen onthulling plaatsvindt, zullen wij het geheim niet in de plaats van de betrokken partner onthullen;
    • wij kunnen het traject beëindigen op grond van een onoverbrugbaar belangenconflict en ernstige professionele bezwaren en de andere partner in algemene bewoordingen meedelen dat wij om ethische redenen niet verder kunnen werken aangezien er een geheim bestaat, zonder de concrete inhoud van het geheim vrij te geven:
    • Geheimvermelding zonder gedetailleerde inhoudelijke onthulling: Wanneer een partner een groot relationeel relevant geheim onder deze Limited Secrets Policy (tijdelijk geheim) blijft aanhouden en dit het gezamenlijke werk wezenlijk blokkeert, behouden wij ons het recht voor om in de gezamenlijke sessies, de individuele sessies van de andere partner en of bij beëindiging van het traject aan de andere partner te benoemen dat er een essentieel geheim of essentiële informatie bestaat die de voortzetting van het koppeltraject professioneel onhoudbaar maakt, zonder de precieze inhoud van dat geheim te onthullen en zonder identificeerbare details te delen.
    • Deze mogelijkheid is onderdeel van onze contractuele beroepsethiek en wijkt af van de logica van het wettelijk beroepsgeheim, waaronder wij met uw akkoord niet vallen. Het doel is het behouden van een minimum aan transparantie en machtsevenwicht tussen de partner die het geheim draagt en de partner die daardoor in onzekerheid blijft.
    • Elke geheimvermelding wordt beperkt tot wat strikt noodzakelijk is, met respect voor proportionaliteit, veiligheid en de rechten van beide partners. Wij zullen nooit het geheim zelf onthullen in de plaats van de betrokken partner.

    De financiële afwikkeling gebeurt volgens artikel 5.3.2.

    6.7 Privédetectives en relationele helderheid

    Existo schakelt zelf geen privédetectives in en geeft geen operationele instructies aan privédetectives. Het inschakelen van een privédetective is een persoonlijk en juridisch besluit van de cliënt.

    In situaties van aanhoudende twijfel of impasse kan Existo in neutrale bewoordingen wijzen op het bestaan van juridisch erkende privédetectives in sommige rechtsgebieden, zonder partij te kiezen of specifieke kantoren aan te bevelen.

    Indien een cliënt in een lopend koppeltraject een erkende privédetective inschakelt, kan Existo, mits expliciete schriftelijke toestemming van die cliënt, een beperkte feitelijke samenvatting ontvangen, uitsluitend om het begeleidingstraject te oriënteren. Existo behoudt zich het recht voor om informatie niet te verwerken wanneer de herkomst of wettigheid onzeker is of wanneer verwerking de neutraliteit of veiligheid van het traject ondermijnt.

    6.8 Inzagerecht en rechten van derden

    Verzoeken om inzage in persoonsgegevens worden behandeld volgens het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht. Het inzagerecht kan worden beperkt om de privacy en rechten van derden (bijvoorbeeld de partner) te beschermen, in de geest van artikel 15, lid 4 AVG, zoals verder uitgewerkt in de privacyverklaring.

    6.9 Rechtsgebieden zonder AVG of gelijkwaardig regime

    In landen waar de AVG of een vergelijkbaar regime niet van toepassing is, gelden deze principes als contractuele afspraken, onverminderd dwingende lokale regels.

    Terug naar boven

    Artikel 7: Aansprakelijkheid

    7.1 Aansprakelijkheid bij trainingen en beweeglijke sessies (aanraken, bewegen, …)
    Het deelnemen aan de trainingen, het beoefenen van aanraken en bewegen in het algemeen kan risico’s met zich meebrengen. Het volgen van personal training of online coaching, en deelname aan de trajecten of activiteiten is geheel voor eigen risico van de Klant.

    7.2. De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het ontstaan van blessures of andere complicaties die kunnen optreden tijdens of na de trainingen (al dan niet online). De Klant is zich ervan bewust dat door de fysieke activiteit deze blessures/complicaties op kunnen treden zonder dat er sprake is van een contractuele tekortkoming, dan wel nalatigheid van de Dienstverlener.

    De Klant is dan ook verplicht om tijdig blessures, pijn of vermoeidheid, voor, tijdens of na de training te melden. Dit geldt ook voor veranderingen in de lichamelijke conditie gedurende de looptijd van de overeenkomst.

    7.3. De Dienstverlener kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor schade, hetzij direct hetzij indirect, die het gevolg is van het verkeerd gebruik van de aangeboden diensten. Tevens is de Dienstverlener niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van door de Klant onjuiste verschafte gegevens of het niet op juiste of onvolledige wijze opvolgen van de verstrekte adviezen.


    7.4. De Dienstverlener zal nooit gehouden zijn tot een hogere schadevergoeding dan voorzien in de door hen afgesloten aansprakelijkheidsverzekering. Voor het geval de verzekering van de Dienstverlener niet zou overgaan tot compensatie of dekking, is zijn aansprakelijkheid steeds beperkt tot 2.000 EUR, hetgeen de Klant uitdrukkelijk aanvaardt.

    Artikel 8: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

    8.1 Procedure, scheiding en rechtbank

    Existo stelt geen forensische rapporten op, maakt geen evaluaties met het oog op juridische procedures en levert geen medische attesten of brieven voor de rechtbank en houdt geen medische dossiers bij. Een geldig rechterlijk bevel wordt enkel beantwoord binnen de grenzen van de wet en beperkt tot de minimaal nog bestaande gegevens.

    8.2 Op alle overeenkomsten tussen Existo en de klant is in principe Belgisch recht van toepassing, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen of dwingend recht in een ander land voorschrijft dat een andere wet moet worden toegepast.

    Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg of via bemiddeling opgelost. Indien dit niet lukt, zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van Existo gevestigd is in beginsel bevoegd, onverminderd dwingende consumentenrechten.

    Terug naar boven

    Privacyverklaring: vertrouwelijkheid en gegevensbescherming Existo vzw

    Deze privacyverklaring vormt één geheel met de algemene voorwaarden. Zij verduidelijkt hoe wij met persoonsgegevens en met vertrouwelijkheid omgaan. Waar hier niets anders wordt gezegd, gelden de bepalingen van artikel 6 van de algemene voorwaarden.

    1. Verwerkingsverantwoordelijke

    Existo vzw is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze coaching- en counselingdiensten worden verwerkt.

    2. Toepasselijk recht

    Wij volgen, voor zover van toepassing, de regels van de AVG, de UK GDPR, de Belgische privacywetgeving, relevante Zwitserse bepalingen en gelijkwaardige lokale regels. Wij vallen niet onder het medisch of strafrechtelijk beroepsgeheim.

    3. Welke gegevens verwerken wij

    Wij verwerken in hoofdzaak:

    • identificatie- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, woonland, facturatiegegevens);
    • informatie uit intakeformulieren, vragenlijsten en sessies die relevant is voor het traject (hulpvraag, relevante voorgeschiedenis, risicofactoren, contactgegevens huisarts of psychiater en eventueel noodcontact);
    • minimale sessienotities (functionele kernnotities over proces en afspraken);
    • administratieve en financiële gegevens (betalingen, facturen) die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren en aan wettelijke plichten te voldoen.

    Wij verzamelen geen medische gegevens met het oog op diagnose of behandeling en houden geen medische dossiers bij in de zin van gezondheidszorgwetgeving.

    4. Doeleinden en rechtsgrond

    Wij verwerken persoonsgegevens voor:

    • het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst (sessies, pakketten, intensives);
    • het voorbereiden en veilig laten verlopen van het traject (intake, risico-inschatting, contraindicaties);
    • planning, organisatie, facturatie en boekhouding;
    • kwaliteitsbewaking en professionele reflectie, inclusief supervisie en intervisie binnen de grenzen van vertrouwelijkheid;
    • veiligheid en het beperken van acuut ernstig gevaar (zie artikel 6.7);
    • naleving van wettelijke verplichtingen en het beantwoorden van een geldig rechterlijk bevel;
    • het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

    Belangrijkste rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang van Existo (kwaliteit, veiligheid, bedrijfscontinuïteit, verdediging bij geschillen) en, waar nodig, uw expliciete toestemming (bijvoorbeeld voor opnames en voor gebruik in opleiding).

    5. Bewaartermijnen

    5.1 Sessienotities en inhoudelijke gegevens

    Wij kunnen notities wissen of vernietigen vanaf 2 weken na de laatste sessie en verbinden ons er niet toe ze langer te bewaren. Tegelijk behouden wij ons het recht voor om sommige notities te bewaren tot maximaal 10 jaar na de laatste sessie voor kwaliteitsbewaking, voor het kunnen hernemen van de begeleiding wanneer wij vermoeden dat de klant kan terugkeren, en voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

    Indien u een gerechtelijke procedure of formeel rechtsgeding tegen Existo opstart, kunnen wij de bewaring verlengen voorbij 10 jaar zolang die procedure loopt en niet definitief is beëindigd. In dat geval behouden wij ons ook het recht voor om strikt relevante fragmenten voor te leggen aan de rechter of bevoegde instantie, uitsluitend in de mate nodig om te antwoorden op uw aantijgingen.

    5.2 Opnames (audio en video)

    Sessies worden uitsluitend opgenomen met uw expliciete toestemming. Opnames kunnen worden gewist vanaf 2 weken na de laatste sessie en wij verbinden ons er niet toe ze langer te bewaren. Tegelijk behouden wij ons het recht voor om sommige opnames te bewaren tot maximaal 5 jaar na de laatste sessie voor kwaliteitsbewaking, voor het kunnen hernemen van de begeleiding, en voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

    Bij een door u ingestelde gerechtelijke procedure of formeel rechtsgeding kunnen wij de bewaring verlengen voorbij 5 jaar zolang de procedure loopt en niet definitief is beëindigd. In dat geval kunnen wij strikt relevante fragmenten voorleggen aan de rechter of bevoegde instantie uitsluitend voor het beantwoorden van uw aantijgingen.

    5.3 Administratieve en boekhoudkundige gegevens

    Administratieve en boekhoudkundige gegevens (zoals facturen) worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen. Wij beperken inhoudelijke details tot het minimum.

    5.4 Artikel 8: Beeldmateriaal

    Existo kan tijdens het traject, mits toestemming van de Klant, foto’s en filmpjes nemen ten behoeve van het monitoren van de vooruitgang van de Klant. Existo zal echter nooit zonder voorafgaandelijke toestemming van de Klant fotomateriaal met beeltenis van de Klant openbaar maken en/of verveelvoudigen in media. De Klant zal hiervoor altijd expliciet om toestemming worden gevraagd voordat fotomateriaal met beeltenis van de Klant (bv. voor-na foto) gepubliceerd of verveelvoudigd wordt in de media, waaronder de website en sociale media.

    6. Ontvangers, verwerkers en doorgiften

    Wij delen persoonsgegevens en niet met derden, behalve:

    • met dienstverleners die wij inschakelen als verwerker (bijvoorbeeld IT- en cloudproviders, videobelplatformen), uitsluitend voor het technisch mogelijk maken van onze dienstverlening en onder passende waarborgen;
    • therapeutische gegevens met professionals in supervisie of intervisie, waarbij wij de informatie beperken tot wat nodig is en waar mogelijk (pseudo)anonimiseren;
    • wanneer u daarvoor toestemming geeft;
    • wanneer wij wettelijk verplicht zijn of wanneer dit strikt noodzakelijk is voor veiligheid of rechtsvorderingen (zie artikelen 6.5 en 6.6).

    Inzage, gegevensbescherming en interne werkdocumenten:

      U hebt, binnen de grenzen van het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht, recht op inzage in uw persoonsgegevens, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Deze rechten kunnen worden beperkt wanneer dat nodig is om de rechten en vrijheden van derden te beschermen (bijvoorbeeld de partner in een koppeltraject), om de veiligheid en integriteit van het traject te waarborgen, of om interne werkdocumenten en professioneel reflectiemateriaal te beschermen, in de geest van artikel 15, lid 4 AVG.

      In het bijzonder geldt:

      • Wij verstrekken in principe wel administratieve gegevens (zoals contact- en facturatiegegevens, afspraken en betalingen) en, waar passend, een beperkte omschrijving van de geleverde prestatie.
      • Wij verstrekken geen kopieën van interne inhoudsnotities, procesnotities, supervisie- of intervisiemateriaal, of audio-/video-opnames. Deze documenten zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door de begeleiders.
      • Op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de cliënt kunnen wij, mits voorafgaande toestemming van de cliënt, een beperkte professionele afstemming of informatie-uitwisseling aangaan met een door de cliënt gekozen hulpverlener. Dit is vrijwillig, gebeurt naar onze professionele beoordeling, en schept geen verplichting tot het vrijgeven van interne notities, opnames of gedetailleerde inhoudelijke trajectinformatie.

      7. Beveiliging

      Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, inclusief toegangsbeperking op need-to-know-basis en waar mogelijk (pseudo)anonimisering.

      8. Uw rechten

      U hebt, binnen de grenzen van het toepasselijke recht, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Sommige rechten kunnen worden beperkt om de privacy en rechten van de hulpverlener of van derden te beschermen (bijvoorbeeld de partner in een koppeltraject) of om interne notities, supervisiemateriaal en geanonimiseerde opleidingsfragmenten te beschermen, in de geest van artikel 15, lid 4 AVG.

      U kunt uw toestemming (bijvoorbeeld voor opnames of gebruik in opleiding) op elk moment intrekken. Dit raakt niet aan de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór intrekking zijn gebeurd.

      9. Klacht

      Indien u meent dat uw rechten worden geschonden, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (voor België: de Gegevensbeschermingsautoriteit).

      10. Contact

      Voor vragen over deze privacyverklaring of over de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via de contactgegevens op onze website.

      Terug naar boven

      Slotbepaling

      Deze tekst werd geactualiseerd op 7 oktober 2025. Door een dienst te boeken of af te nemen verklaart u zich akkoord met de op dat moment geldende versie. Bedankt voor het vertrouwen in Existo. Wij begeleiden u graag op een veilige en respectvolle manier.