Deze algemene voorwaarden beschrijven de regels op basis waarvan Existentiële Welzijnszorg vzw, ook bekend als Existo vzw, haar diensten zal leveren aan de Klant. Tenzij schriftelijk en expliciet anders overeengekomen, hebben deze voorwaarden altijd voorrang op eventuele algemene voorwaarden van de Klant. Ze zijn van toepassing op alle offertes, programma’s en/of aanbiedingen en bevatten belangrijke informatie over uw rechten en verplichtingen.
Artikel 1: Definities en Toepasselijkheid
1.1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
“Aanbod”: alle aanbiedingen en prijsopgaves van Existentiële Welzijnszorg vzw, ook bekend als Existo vzw of existo.org, hierna genoemd ‘Existo’, hetzij schriftelijk of via e-mail.
“Dienst”: de diensten die Existo, levert en die de Klant afneemt. Dit omvat zowel face-to-face als online diensten.
“Dienstverlener”: De vzw Existentiële Welzijnszorg, ook bekend als Existo.
“Klant”: De persoon die een overeenkomst aangaat met Existo, en hierdoor de algemene voorwaarden aanvaardt.
“Overeenkomst”: de overeenkomst tussen de Klant en Existo.
“Coaching”: De specifieke Coaching- therapie- en counselingdiensten aangeboden door de Dienstverlener.
“Producten”: Dienstverlening en begeleiding zoals omschreven in de offerte van de Dienstverlener.
“Schriftelijk”: de schriftelijke communicatie zoals e-mail of via een aangetekend schrijven waar nodig, de website: https://www.existo.be, maar niet de aanbiedingen op https://www.assaladou.org
“Traject” wordt gedefinieerd als het geheel van diensten en activiteiten die worden aangeboden door de Dienstverlener aan de Klant, met als doel het ondersteunen en begeleiden van de Klant in zijn of haar zakelijke of persoonlijke groei, ontwikkeling of herstel. Een Traject kan bestaan uit meerdere sessies, consultaties, interventies, of andere vormen van dienstverlening, zoals overeengekomen tussen de Dienstverlener en de Klant. Het specifieke inhoudelijke en temporele verloop van het Traject wordt nader bepaald in de offerte of overeenkomst tussen de partijen.
“Activiteit”: Een meerdaagse workshop, training of evenement georganiseerd door de Dienstverlener waarbij deelnemers de mogelijkheid hebben om deel te nemen aan verschillende sessies, oefeningen, lezingen en andere educatieve en interactieve activiteiten. De Activiteit kan gericht zijn op specifieke thema’s, vaardigheden of doelgroepen en kan plaatsvinden op een externe locatie of op het domein van de Dienstverlener. De duur, het programma en de specifieke details van de Activiteit worden vastgesteld en gecommuniceerd door de Dienstverlener.
1.2 Toepasselijkheid
1.2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, programma’s, aanbiedingen en overeenkomsten tussen de Dienstverlener en de Klant met betrekking tot de Coaching, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen en schriftelijk bevestigd door beide partijen.
1.3 Internationale Sessies
1.3.1 Indien de Coaching uitzonderlijk plaatsvindt op andere adressen buiten België, zoals op 31 Elsenburgstraat 2548 SK Den Haag, Nederland, blijft het Belgisch recht van toepassing op de sessies.
1.3.2 De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor het nakomen van eventuele specifieke wetgeving, consumentenbescherming, belastingverplichtingen of geschillenbeslechtingsprocedures van het desbetreffende land waar de sessies tijdelijk plaatsvinden, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
1.2.2 Indien de dienstverlening plaatsvindt op het domein van de vereniging gelegen in Frankrijk, wordt de Klant gefactureerd door de Franse dochteronderneming voor de geleverde diensten, inclusief verblijfskosten. De bijdrage van de vereniging vormt een bijkomende gratis begeleiding en ondersteuning.
1.4 Online Sessies
1.4.1 Online sessies worden gegeven vanuit de vzw in België, en het Belgisch recht is van toepassing, indien dit wettelijk is toegestaan.
1.4.2 Zelfs indien een online sessie uitzonderlijk vanuit een ander land wordt gegeven, blijft het Belgisch recht van toepassing, tenzij anders bepaald door dwingende wetgeving.
1.5 Toepasselijk Recht en Jurisdictie
1.5.1 Deze algemene voorwaarden en alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Coaching zijn onderworpen aan het Belgisch recht.
1.5.2 Voor zover wettelijk toegestaan, wordt voor geschillen tussen de Dienstverlener en de Klant de exclusieve jurisdictie van de rechtbanken van Antwerpen, België overeengekomen.
Artikel 2: Aanbod en aanvaarding
2.1. De Dienstverlener doet altijd een schriftelijk aanbod. De Dienstverlener heeft het recht om de tarieven en/of voorwaarden aan te passen, mits voorafgaande kennisgeving aan de Klant. Het aanbod dat bestond op het moment dat de Klant het aanvaardt, m.a.w. aankoopt, is het geldende aanbod.
2.2 De Klant wordt geacht deze algemene voorwaarden te accepteren door gebruik te maken van de diensten van de Dienstverlener.
Artikel 3: Uitvoering van de overeenkomst en informatieverstrekking Klant
3.1. Intakegesprek
Er zal altijd eerst een intakegesprek plaatsvinden met de Klant. Aan het einde van het intakegesprek kan de Klant kiezen of hij al dan niet met het gekozen traject van start zal gaan. Wanneer de Klant ervoor kiest om met het traject te beginnen en dus het aanbod accepteert, is de Klant verplicht om over te gaan tot betaling volgens de offerte van de Dienstverlener. Zelfs als het traject voortijdig wordt beëindigd door de Klant, zal de Klant nog steeds de volledige betaling moeten voldoen.
3.2. Uitvoering
De uitvoering van de overeenkomst vindt plaats in onderling overleg en na schriftelijke goedkeuring en betaling van het verschuldigde bedrag zoals bepaald in de offerte. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zullen de werkzaamheden van de Dienstverlener bestaan uit het geven van advies over beweging, en/of begeleiding van de Klant in de breedste zin van het woord. Aan het begin van het traject zal de Dienstverlener in overleg met de Klant meedelen hoe en op welke tijdstippen de trainingen of consultaties zullen plaatsvinden. De werkzaamheden van de Dienstverlener zullen plaatsvinden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, op één van de gecommuniceerde Praktijkadressen of online. De Dienstverlener heeft het recht om de plaats eenzijdig te wijzigen als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van haar bedrijf en/of behandeling van de Klant. De Klant erkent dat de plaats van werkzaamheden geen essentieel onderdeel is van de overeenkomst. Een wijziging van de plaats kan niet worden beschouwd als een tekortkoming van de Dienstverlener.
3.3. Inspanningsverbintenis De Dienstverlener voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit (inspanningsverbintenis). De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor het niet-bereiken van het resultaat dat de Klant beoogde. Het beoogde resultaat is steeds afhankelijk van de inzet van de Klant (en diens medewerkers). De Dienstverlener kan haar werk maar naar behoren uitoefenen wanneer de Klant alle gevraagde informatie voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking stelt, zijnde ten laatste tijdens het intakegesprek. De Klant staat dan ook in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn. De Dienstverlener zal uiteraard deze gegevens vertrouwelijk behandelen. Wanneer de Klant niet of niet tijdig de verlangde gegevens beschikbaar stelt en de uitvoering van de opdracht hierdoor vertraging oploopt, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van de Klant.
3.4 De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, te wijten aan verkeerde of onvolledige gegevens die door de Klant zijn verstrekt.
3.5 Annulatie of verschuiving:
Bij annulatie door de Klant, gelden volgende annuleringskosten: 100% van het te factureren bedrag.
De Klant heeft het recht om recht om een geplande sessie of afspraak te verschuiven, mits het tijdig en schriftelijk aan de Dienstverlener wordt gemeld. De volgende verschuivings-voorwaarden zijn van toepassing:
- verschuiving tussen 5 en 2 weken vooraf: 10% van het te factureren bedrag
- minder dan 2 weken vooraf: 20% van het te factureren bedrag
- Bij verschuiving binnen 1 week voor aanvang van de geplande sessie, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om 30% van het overeengekomen tarief in rekening te brengen.
- Bij verschuiving binnen 36 uur voor aanvang van de geplande sessie, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om 50% van het overeengekomen tarief in rekening te brengen.
- Verschuivingen op de dag zelf zijn niet toegestaan. Bij annulatie op de dag zelf of het niet verschijnen op de geplande afspraak, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om 100% van het overeengekomen tarief in rekening te brengen.
Deze verschuivings- en annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing tenzij anders schriftelijk overeengekomen tussen de Dienstverlener en de Klant. De Klant wordt geadviseerd om tijdig annulaties of verschuivingen door te geven om onnodige kosten te voorkomen.
Indien de Klant niet kan deelnemen aan een Dienstverlening of Activiteit, de ingeplande dagen moet verschuiven en/of de ingeplande dagen moet annuleren, wordt verwacht dat de Klant dit zo spoedig mogelijk doorgeeft aan de Dienstverlener. De nieuwe datum die wordt afgesproken moet vallen binnen de drie maanden na de oorspronkelijk afgesproken datum. Er wordt één keer een verschuiving toegestaan. Vanaf een tweede verschuiving gelden dezelfde voorwaarden als bij annulatie.
Eventuele bijkomende kosten zoals (bv. voorbereidingstijd van de trainer, reservatiekosten van lokalen,…) worden bovenop voormelde vergoedingen gerekend.
Als de klant de ingeplande dagen moet verschuiven, dan gelden volgende verschuivingskosten:
3.6 In het geval van onvoorziene omstandigheden (o.a. maar niet beperkt tot ziekte) in hoofde van de Dienstverlener, heeft de Dienstverlener de mogelijkheid een traject of overeenkomst te onderbreken, verplaatsen of annuleren. Van onvoorziene omstandigheden is onder meer sprake in geval van ziekte van de Dienstverlener (en/of diens projectverantwoordelijke) en omstandigheden die zich voordoen met betrekking tot materialen welke voor een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk zijn. Dienstverlener maakt een wijziging zoals bedoeld in dit lid zo spoedig mogelijk kenbaar aan Klant.
Artikel 4: Tarieven
4.1 De tarieven voor de diensten van de Dienstverlener worden zoals uiteengezet in de offerte vermeld en zijn vrijgesteld van btw, tenzij anders vermeld.
4.2 Bij psychotherapie aan particulieren is de btw niet vrijgesteld volgens artikel 44 van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW)-wetgeving maar geldt een vrijstelling op basis van de kleine ondernemersregeling, tenzij anders vermeld.
4.3 De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de tarieven voor de diensten aan te passen. Eventuele tariefwijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen voorafgaand aan de wijziging schriftelijk of per e-mail aan de Klant medegedeeld.
4.4 Betaling van de diensten dient te geschieden binnen acht (8) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen tussen de Dienstverlener en de Klant.
4.5 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is hij een rente verschuldigd van 1% per maand over het openstaande bedrag, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente geldt.
4.6 In geval van niet-betaling behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om verdere levering van diensten op te schorten en/of de overeenkomst te beëindigen, zonder afbreuk te doen aan zijn recht op betaling van verschuldigde bedragen en eventuele schadevergoeding.
4.7 Alle genoemde tarieven zijn exclusief eventuele reis- of verblijfskosten, tenzij anders overeengekomen tussen de Dienstverlener en de Klant.
4.8 De werkzaamheden worden aangevat – tenzij nader schriftelijk overeengekomen – na ontvangst op rekening van de Dienstverlener van het voorschot zoals bepaald in de offerte.
4.9 Eventuele kosten voor het gebruik van een andere locatie dan de zetel, zeker in het buitenland zijn ten last van de klant.
Artikel 5: betaling
5.1 Elke factuur dient betaald te worden binnen de 8 dagen na de factuurdatum, het op de factuur vermelde voorschot minstens voor aanvang van het traject.
5.2 Indien de factuur niet op vervaldatum wordt betaald, wordt van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling een interest eisbaar welke zal worden berekend overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 ter bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
Elke niet-betaling van een factuur op de vervaldatum brengt de eisbaarheid mee van de facturen die op dat ogenblik zijn opgesteld lastens dezelfde Klant en geeft het recht om levering(en) op te schorten tot wanneer de betalingsachterstand werd ingehaald.
Indien de factuur op vervaldag onbetaald blijft (i) zullen wij recht hebben om een vergoeding van 40,00 EUR per niet betaalde factuur aan te rekenen; en (ii) zal na vergeefse ingebrekestelling het saldo worden verhoogd met 10%, met een minimum van 50 EUR en een maximum van 2000 EUR of; (iii) zullen wij recht hebben op de vergoeding van alle invorderingskosten, zoals voorzien in de Wet van 2 augustus 2002. Alle kosten voortvloeiend uit of die betrekking hebben op de invordering van facturen zijn ten laste van de Klant.
Artikel 6: Aansprakelijkheid bij trainingen en beweeglijke sessies (aanraken, bewegen, …)
6.1 Het deelnemen aan de trainingen, het beoefenen van aanraken en bewegen in het algemeen kan risico’s met zich meebrengen. Het volgen van personal training of online coaching, en deelname aan de trajecten of activiteiten is geheel voor eigen risico van de Klant.
6.2. De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het ontstaan van blessures of andere complicaties die kunnen optreden tijdens of na de trainingen (al dan niet online). De Klant is zich ervan bewust dat door de fysieke activiteit deze blessures/complicaties op kunnen treden zonder dat er sprake is van een contractuele tekortkoming, dan wel nalatigheid van de Dienstverlener.
De Klant is dan ook verplicht om tijdig blessures, pijn of vermoeidheid, voor, tijdens of na de training te melden. Dit geldt ook voor veranderingen in de lichamelijke conditie gedurende de looptijd van de overeenkomst.
6.3. De Dienstverlener kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor schade, hetzij direct hetzij indirect, die het gevolg is van het verkeerd gebruik van de aangeboden diensten. Tevens is de Dienstverlener niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van door de Klant onjuiste verschafte gegevens of het niet op juiste of onvolledige wijze opvolgen van de verstrekte adviezen.
6.4. De Dienstverlener zal nooit gehouden zijn tot een hogere schadevergoeding dan voorzien in de door hen afgesloten aansprakelijkheidsverzekering. Voor het geval de verzekering van de Dienstverlener niet zou overgaan tot compensatie of dekking, is zijn aansprakelijkheid steeds beperkt tot 2.000 EUR, hetgeen de Klant uitdrukkelijk aanvaardt.
Artikel 7: Wijziging of beëindiging van de overeenkomst
7.1 De Dienstverlener heeft het recht de overeenkomst per direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding als de Klant niet, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen uit de overeenkomst voldoet. De Dienstverlener kan haar diensten naar behoren uitoefenen wanneer de Klant aan zijn contractuele verplichtingen voldoet.
7.2. De overeenkomst kan in principe niet voortijdig worden stopgezet. Het aangekochte traject of de activiteit kent een loopduur zoals vermeld bij aankoop. Bij aanschaf van het traject gaat de Klant ermee akkoord dat het gehele traject dient te worden betaald, ook wanneer de Klant gedurende het traject wenst tot annulering over te gaan. Wanneer de Klant ervoor opteert om het traject te annuleren, heeft zij geen recht op enige terugbetaling, onverminderd hetgeen uiteengezet is in artikel 3.5 hierboven en andere rechten die de Dienstverlener heeft in deze voorwaarden.
Artikel 8: Beeldmateriaal en Logo’s
8.1 De Dienstverlener kan tijdens het traject, mits toestemming van de Klant, foto’s en filmpjes nemen ten behoeve van het monitoren van de vooruitgang van de Klant. De Dienstverlener zal echter nooit zonder voorafgaandelijke toestemming van de Klant fotomateriaal met beeltenis van de Klant openbaar maken en/of verveelvoudigen in media. De Klant zal hiervoor altijd expliciet om toestemming worden gevraagd voordat fotomateriaal met beeltenis van de Klant (bv. voor-na foto) gepubliceerd of verveelvoudigd wordt in de media, waaronder de website en sociale media.
8.2 Behoudens andersluidende expliciete schriftelijke overeenkomst is de Dienstverlener gerechtigd de logo’s en naam van de Klant te gebruiken als referentie op haar Website en commerciële documentatie.
Artikel 9: Geschillen
9.1 De Klant is verplicht om eventuele klachten over facturen en/of geleverde diensten of producten binnen de 8 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk kenbaar maken aan de Dienstverlener. Indien van een gebrek later melding zou worden gemaakt, dan komt de Klant geen absoluut recht meer toe op herstel, vervanging of schadeloosstelling.
Artikel 10: Online sessies
10.1 De aangeboden online sessies, waarbij online begeleiding wordt geleverd, worden uitgevoerd via een online communicatie platform en/of middel. De Klant dient tenminste over een e-mailadres en over een internetverbinding, webbrowser en daarvoor geschikte apparatuur te beschikken, om gebruik te maken van en deel te kunnen nemen aan de online of remote sessies. Toegang tot de online of remote sessies is persoonlijk. Zowel de inhoud ervan als de toegang ertoe mogen niet gedeeld worden met derden. De Klant dient zich te onthouden van elk gebruik van (de inhoud van) de online of remote sessies dat onrechtmatig is of schadelijk kan zijn voor de Dienstverlener.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
11.1. Overmacht: De Dienstverlener aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid wanneer zij als gevolg van overmacht of vreemde oorzaak niet aan haar verplichtingen kan voldoen. Wanneer de overmacht slechts tijdelijk van aard is, zal de Dienstverlener alsnog aan haar contractuele verplichtingen trachten te voldoen vanaf het moment dat dit redelijkerwijs weer mogelijk is. Als blijkt dat een verderzetting niet meer mogelijk is, zal de overeenkomst in onderling overleg herzien of ontbonden worden.
11.2. Relaties met derden: Voor zover de Dienstverlener afhankelijk zou zijn van de medewerking, diensten en leveringen van derden, kan de Dienstverlener op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor schade voortkomend uit deze relaties of het verbreken ervan.
11.3. Contractuele tekortkomingen: Indien bij het uitvoeren van onze overeenkomst een ernstige tekortkoming aan de Dienstverlener te wijten zou zijn kan deze schriftelijk in gebreke gesteld worden door de Klant, waarbij er een redelijke termijn (minstens 14 werkdagen) wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. De Dienstverlener kan slechts aansprakelijk gesteld worden voor een vervangende schadevergoeding die niet hoger kan zijn dan het factuurbedrag. Dienstverlener is geenszins verantwoordelijk voor enige tekortkoming van een aangestelde of derden. Iedere aansprakelijkheid voor enige andere vorm van schade is uitgesloten, waaronder maar niet beperkt tot enige vergoeding van indirecte schade, gevolgschade of schade wegens winstderving.
Artikel 12: Privacy en vertrouwelijkheid
12.1 De Dienstverlener respecteert de privacy van de Klant en zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie die de Klant verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. De Dienstverlener zal de persoonsgegevens van de Klant verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
12.2 De Dienstverlener zal alle informatie die zij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van de Klant ontvangt, vertrouwelijk behandelen. Deze verplichting geldt niet voor zover de Dienstverlener verplicht is de informatie openbaar te maken op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als de openbaarmaking van de informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 13: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
13.1 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in het arrondissement Antwerpen, of waar de Dienstverlener is gevestigd.
Artikel 14: Slotbepalingen
14.1 Indien een bepaling in deze algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele algemene voorwaarden aan. Partijen zullen in dit geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte wordt gegeven.
14.2 Onder “schriftelijk” wordt in deze algemene voorwaarden ook communicatie per e-mail en fax verstaan, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de e-mail voldoende vaststaat.
14.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
14.4 Indien in specifieke gevallen afwijkingen van deze algemene voorwaarden worden overeengekomen, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden onverminderd van kracht. Afwijkingen zijn slechts geldig voor zover deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.